Lo esencial en breve
- Las señales típicas son fundadores convertidos en cuello de botella, responsabilidades difusas, procesos solo en la cabeza y decisiones más lentas.
- Un COO interino empieza con un análisis de situación, aclara las vías de decisión, define indicadores y crea el nivel de mandos.
- La estructura no tiene por qué frenar: poco proceso, derechos de decisión claros e indicadores con los que trabaje el propio equipo.
- Objetivos, competencias, línea de reporte, dedicación y traspaso deben acordarse con fundadores e inversores antes de empezar.
Contenido
Muchos scale-ups crecen más rápido que su organización. Lo que funcionaba de palabra en un pequeño equipo fundador deja de sostenerse en una empresa en crecimiento: las decisiones se acumulan en los fundadores, las responsabilidades se difuminan y los procesos solo existen en la cabeza de algunas personas. En esta fase, un COO interino crea estructura sin frenar la velocidad y prepara la organización para la siguiente etapa de crecimiento.
01Señales de alerta: cuando la organización deja de seguir el ritmo
Los problemas de crecimiento rara vez llegan de golpe. Lo habitual es que pequeñas fricciones se sumen hasta frenar de forma notable el ritmo y el ánimo. Señales típicas:
Casi todas las decisiones acaban en su mesa, desde una cuestión de precios hasta la cobertura de unas vacaciones. Queda poco tiempo para la estrategia, los inversores y los clientes clave.
Varias personas se sienten responsables del mismo tema, o no lo es nadie. Las tareas se pierden entre equipos.
Solo determinadas personas saben cómo se elabora una oferta o cómo arranca un nuevo cliente. Si una de ellas falta, el proceso se detiene.
Llegan nuevas personas, pero no encuentran un plan de incorporación, ni interlocutores, ni objetivos claros.
Las rondas de coordinación se alargan, aumentan las reuniones y disminuyen los resultados. Los temas importantes se aplazan.
Los indicadores se recopilan de nuevo para cada reunión del consejo y no siempre son coherentes.
02Qué hace un COO interino en los primeros meses
Un COO interino asume responsabilidad operativa en la estructura: no como consultor al margen de la organización, sino como parte de la dirección. Un orden claro ha demostrado su eficacia:
- Análisis de situaciónAnálisis de situación: conversaciones con fundadores, equipo, inversores y clientes clave; hacer visibles cifras, procesos y cuellos de botella.
- Aclarar vías de decisiónAclarar las vías de decisión: quién decide qué, a quién se consulta y a quién se informa, por escrito y a la vista de todos.
- Establecer la gestiónEstablecer la gestión: pocos indicadores y objetivos que conecten estrategia y día a día, con un ritmo fijo de revisión.
- Ordenar procesos claveOrdenar los procesos clave: documentar y simplificar los procesos de los que dependen la facturación, la satisfacción de los clientes y la incorporación de personas.
- Crear nivel de mandosCrear el nivel de mandos: reforzar o cubrir los puestos de responsable de equipo para que las decisiones dejen de concentrarse en los fundadores.
- Preparar el traspasoPreparar el traspaso: anclar las estructuras de modo que el equipo y la futura dirección puedan continuarlas de forma autónoma.
03Crear estructura sin perder velocidad
La mayor preocupación de muchos fundadores: con más estructura llega la burocracia. No tiene por qué ser así. Una buena dirección operativa en un scale-up sigue unos pocos principios sencillos:
- Tan poco proceso como sea posible y tanto como sea necesario, empezando por donde hoy más se atasca.
- Repartir con claridad los derechos de decisión en lugar de añadir más circuitos de aprobación.
- Elegir indicadores con los que trabaje el propio equipo, no solo el consejo.
- Mantener reuniones periódicas breves, fijas y con un orden del día claro.
Consejo práctico
Empiece a crear estructura donde hoy más se atasca y reparta derechos de decisión en lugar de añadir nuevos circuitos de aprobación.
04¿COO interino o COO fijo?
Tiene sentido cuando se necesita estructura con rapidez, el puesto todavía no puede describirse con claridad o hay que cubrir una fase de transición, por ejemplo tras un cambio en la dirección.
Es la mejor opción cuando el puesto está bien definido, la organización necesita una incorporación a largo plazo y hay tiempo para una búsqueda cuidadosa.
A menudo es un buen camino: el COO interino crea las estructuras, perfila el puesto y apoya la selección de la incorporación definitiva. El traspaso se hace a una organización que ya funciona.
05Cómo plantear el mandato con fundadores e inversores
Un mandato interino en un scale-up solo sale bien si fundadores e inversores entienden lo mismo por él. Antes de empezar conviene aclarar estos puntos:
- Objetivos: ¿qué debe haber cambiado al final del mandato, de forma concreta y verificable?
- Rol y competencias: ¿de qué áreas responde el COO interino, qué decide solo y qué junto con los fundadores?
- Línea de reporte: ¿a quién reporta y cómo se implica a los inversores y al consejo asesor?
- Dedicación: a tiempo completo o parcial, presencial o híbrida, según la fase.
- Final y traspaso: ¿cuándo termina el mandato y quién toma el relevo?
Igual de importante es la relación de confianza con los fundadores. Un COO interino les quita carga operativa, no su empresa. Hablarlo abiertamente desde el principio sienta las bases para decidir con rapidez.
06En la práctica
En Klugo, la legal tech del grupo DEVK, Jens Schneiders asumió como COO interino la responsabilidad operativa global en una fase de transición tras un cambio en la estructura directiva, junto con tres managing directors. Aclaró roles y vías de decisión, implantó un sistema de objetivos basado en OKR y un formato de decisión por consentimiento, y entregó una organización operativa con una lógica de gestión clara. En WBS Gruppe convirtió una prueba de concepto adquirida en un venture independiente – organización, plataforma, marca y equipo principal – que llegó al mercado en seis meses.
Jens Schneiders
CEO interino para pymes, scale-ups y corporate ventures. Transformación. Reestructuración. Estabilización. Traspaso.