Lo esencial en breve
- La migración a S/4HANA somete a revisión los datos maestros, los circuitos de aprobación y la imputación contable, mientras las facturas deben pagarse puntualmente.
- Los proveedores se gestionan mediante el objeto central business partner, por lo que los datos maestros de acreedores deben migrarse y depurarse.
- Antes del go-live conviene depurar los datos maestros, aclarar las partidas abiertas y crear casos de prueba a partir de la operativa real.
- En torno al go-live: evitar que se acumulen facturas, revisar con especial cuidado la primera remesa de pagos y documentar las soluciones provisionales.
Contenido
Para el departamento de cuentas por pagar, la migración a SAP S/4HANA es mucho más que una actualización técnica. Los datos maestros, los circuitos de aprobación y la lógica de imputación contable se someten a revisión y, al mismo tiempo, las facturas deben pagarse puntualmente. Quien aprovecha la migración para mejorar los procesos sale doblemente beneficiado.
01Qué cambia en cuentas por pagar
En S/4HANA, los proveedores se gestionan a través del objeto central business partner. Para ello, los datos maestros de acreedores existentes deben migrarse y depurarse.
El libro mayor y los libros auxiliares confluyen en una única tabla. Esto simplifica las conciliaciones, pero exige una imputación contable rigurosa.
Muchas tareas se realizan mediante apps Fiori. El equipo necesita tiempo y formación para trabajar con seguridad.
Con soluciones como SAP VIM (Vendor Invoice Management) se pueden digitalizar el registro, la verificación y la aprobación.
02Preparación: qué debe estar resuelto antes del go-live
- Depurar los datos maestros de proveedores: duplicados, datos bancarios obsoletos, datos fiscales que faltan.
- Aclarar las partidas abiertas y eliminar lastres del pasado antes de la migración.
- Definir los workflows y los límites de aprobación.
- Revisar y unificar la lógica de imputación contable.
- Crear casos de prueba a partir de la operativa real: anticipos, facturación de proyectos, abonos, pagos a plazos.
- Designar key users que entiendan tanto el proceso como el sistema.
03En torno al go-live: proteger el día a día
- Evitar que se acumulen facturas antes de la fecha de corte, tramitando las facturas recibidas por orden de prioridad.
- Revisar con especial cuidado la primera remesa de pagos en el nuevo sistema.
- Designar interlocutores fijos para las consultas del equipo, de compras y de los proveedores.
- Documentar los errores y las soluciones provisionales en lugar de sortearlos en silencio.
Consejo práctico
Revise con especial cuidado la primera remesa de pagos en el nuevo sistema y documente los errores y las soluciones provisionales en lugar de sortearlos en silencio.
04Después del go-live: estabilizar y mejorar
En las primeras semanas después del go-live se ve si los procesos y los datos se sostienen. Es el momento de reducir de forma sistemática el trabajo atrasado, afinar los circuitos de aprobación y completar la documentación, como base para el equipo y para seguir avanzando en la automatización.
05Caso práctico
En KHD Humboldt Wedag, Loretta Schneiders asumió sin periodo de adaptación las cuentas por pagar, con un volumen anual de nueve cifras, participó como key user y usuaria de pruebas en la implantación de S/4HANA y digitalizó la aprobación de facturas con SAP VIM.
Loretta Schneiders
Senior interim finance leadership con vocación internacional. Claridad en las cifras. Estructura en los procesos. Liderazgo con impacto.