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Implantación de la factura electrónica en contabilidad

Desde 2025, las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas; desde 2027 o 2028, también emitirlas. Integramos XRechnung y ZUGFeRD en sus procesos de cuentas por pagar y por cobrar.

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Resumen

La obligación de la factura electrónica en las operaciones B2B nacionales en Alemania no es solo un proyecto de TI: cambia la recepción, la aprobación y la facturación en el día a día. Loretta Schneiders implanta el cambio de forma operativa en contabilidad, en el ERP existente, junto con el equipo y de modo que los procesos perduren tras el mandato. La valoración fiscal y jurídica corresponde a su asesoría fiscal.

Situaciones

Situaciones habituales al implantar la factura electrónica

Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas con operaciones B2B nacionales en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. En muchos departamentos de contabilidad, los archivos XRechnung y ZUGFeRD llegan, pero se imprimen, se registran a mano o se tramitan en un segundo flujo junto a las facturas en PDF.

Desde el 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación superior a 800.000 € en el ejercicio anterior también deben emitirlas; desde el 1 de enero de 2028, todas las demás. Hasta finales de 2026 se siguen admitiendo, como régimen transitorio, las facturas en papel y en PDF (PDF con el consentimiento del destinatario). Facturación, datos maestros de clientes y canales de envío deben estar listos a tiempo.

A menudo, al equipo le falta sencillamente capacidad para implantar el cambio junto al día a día y al cierre.

Esto es lo que asumimos

Diagnóstico: canales de entrada, formatos de factura, datos maestros de proveedores y clientes y circuitos de aprobación.

Organizar la recepción de facturas XRechnung y ZUGFeRD en el ERP existente, desde el registro hasta la aprobación.

Preparar la facturación y el envío de facturas electrónicas y coordinar el cambio con los clientes.

Coordinación con la asesoría fiscal, TI y el partner de ERP: definir con claridad los requisitos de contabilidad y probarlos.

Documentación de procesos, instrucciones de trabajo y formación del equipo para que el nuevo flujo funcione en la práctica.

Mantener estables las cuentas por pagar y por cobrar durante el cambio.

¿Su situación es distinta? Hable directamente con Loretta Schneiders.

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Servicios

Mandatos de referencia

KHD Humboldt Wedag · Responsable interina de cuentas por pagar

Asunción de las cuentas por pagar con un volumen anual de nueve cifras sin periodo de adaptación, key user y tester de SAP S/4HANA en el proceso de proveedores, digitalización de la aprobación de facturas con SAP VIM y traspaso completamente documentado.

Element Materials Technology · Senior Accounting Specialist interina

Asunción de las cuentas por pagar de cinco centros alemanes en Dynamics 365 y preparación de la transición al Global Business Center de Edimburgo con procesos completamente documentados.

Referencias

«Gracias a su larga experiencia en contabilidad financiera, la Sra. Schneiders se familiarizó en muy poco tiempo con nuestro entorno de sistemas y con los procesos existentes.» (traducido)

Head of Accounting and Consolidation, KHD Humboldt Wedag

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Su interlocutora: Loretta Schneiders

Loretta Schneiders

Managing Partner · Senior Interim Finance Leadership

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Por qué Loretta Schneiders

Loretta Schneiders conoce la recepción de facturas por experiencia propia: ha dirigido procesos de cuentas por pagar con volúmenes de nueve cifras y ha digitalizado la aprobación de facturas en SAP. Por eso implanta la factura electrónica donde tiene efecto: en el documento, en la aprobación y en el asiento. Si además quiere automatizar, puede incorporar opcionalmente navyra.finance, contratado por separado y declarado abiertamente.

Más de 15 años de experiencia en finanzas y contabilidad.
Gestión de cuentas por pagar y por cobrar con volúmenes de nueve cifras en estructuras de grupo.
Aprobación de facturas digitalizada con SAP VIM; key user y tester de SAP S/4HANA.
Experiencia en ERP: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, abas y DATEV.

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Caso práctico

KHD Humboldt Wedag: procesos de proveedores digitalizados

Guía

Factura electrónica 2027: lo que la contabilidad debe preparar ya

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Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes: Implantación de la factura electrónica

¿Un PDF enviado por correo electrónico ya es una factura electrónica?

No. Según las nuevas normas, una factura electrónica es una factura estructurada basada en la norma europea EN 16931, por ejemplo en formato XRechnung (XML puro) o ZUGFeRD (PDF con datos XML integrados). Un PDF sencillo no es una factura electrónica; hasta finales de 2026 se sigue admitiendo de forma transitoria con el consentimiento del destinatario. Cómo se aplica a sus casos lo valora su asesoría fiscal.

¿Qué plazos rigen para la emisión de facturas electrónicas?

Todas las empresas con operaciones B2B en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. Desde el 1 de enero de 2027 deben emitirlas las empresas con una facturación superior a 800.000 € en el ejercicio anterior; desde el 1 de enero de 2028, todas las demás. Hay excepciones, por ejemplo para facturas de pequeño importe de hasta 250 €. La valoración de su empresa corresponde a la asesoría fiscal; implantamos el proceso en contabilidad.

¿Qué cambia en la práctica en la recepción de facturas?

Las facturas llegan como registro de datos en lugar de en papel o como imagen. Así, el registro, la revisión y la imputación pueden ser más estructurados, siempre que los canales de entrada, los datos maestros de proveedores y los circuitos de aprobación encajen. Ordenamos estos pasos en el ERP existente, definimos quién revisa y aprueba qué y documentamos el proceso. Cómo se organizan las cuentas por pagar en conjunto lo describimos en cuentas por pagar interinas.

¿Ofrecen asesoramiento fiscal sobre la factura electrónica?

No. La valoración fiscal y jurídica, por ejemplo sobre obligaciones, excepciones o reglas transitorias, corresponde a su asesoría fiscal. Loretta Schneiders implanta el cambio de forma operativa en contabilidad: procesos, datos maestros, aprobaciones, pruebas y formación. Unimos en el día a día los requisitos de la asesoría fiscal y la implantación técnica por parte de TI o del partner de ERP.

¿Se puede combinar la factura electrónica con un cambio de ERP?

Sí, a menudo tiene sentido, porque los datos maestros, los formatos y los circuitos de aprobación se reorganizan de todos modos. En un cambio de sistema lo acompañamos dentro de la migración de ERP en contabilidad. Es importante un orden claro: primero implantar de forma estable la parte obligatoria y después más automatización. Hablemos de su situación a través del formulario de contacto.

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