Lo esencial en breve
- Un permiso parental suele conocerse con mucha antelación, así que empiece a planificar la sustitución en cuanto esté fijada la fecha.
- Deje por escrito de qué se responsabiliza la persona sustituta, qué decisiones toma por sí misma y qué límites de aprobación rigen.
- Un buen traspaso abarca accesos, aprobaciones, calendario, temas abiertos, contactos y documentación, y su resultado se deja por escrito.
- Prevea un solapamiento tanto en el traspaso como en la vuelta, para que cada cambio se haga con tranquilidad.
Contenido
A diferencia de una ausencia repentina, un permiso parental, una baja por maternidad o un año sabático suelen conocerse con mucha antelación. Aun así, la sustitución en contabilidad se organiza a menudo poco antes del último día de trabajo. Aprovechar el tiempo disponible garantiza un traspaso sin fricciones y una vuelta que funcione bien para todos.
01Cuándo empezar a planificar
La fecha de un permiso parental o de un año sabático suele conocerse pronto. Empiece a planificar en cuanto esté fijada, no unas pocas semanas antes. Así queda tiempo para elegir a la persona que sustituirá, preparar el traspaso y prever un periodo de trabajo en paralelo. Compruebe también qué fechas caen durante la ausencia: el cierre anual, una auditoría o el reporting al grupo requieren una atención especial.
02¿Sustitución interna o solución interina?
Funciona si un compañero o una compañera tiene la profundidad técnica necesaria y se le descarga de verdad de su propio trabajo diario. Si no, se abren dos huecos en lugar de uno.
Repartir las tareas entre varias personas puede funcionar en la parte más operativa. Para las funciones de responsabilidad, como aprobaciones, cierre y dirección del equipo, hace falta en cambio una persona claramente designada.
Un profesional interino con experiencia asume el puesto durante el periodo acordado, es eficaz sin un largo periodo de adaptación y su salida se planifica para cuando vuelva la persona titular. Sobre todo en puestos de responsabilidad o en épocas de cierre, esto aporta tranquilidad al equipo.
03Definir con claridad el rol y las atribuciones
Sea cual sea la solución elegida, debe quedar por escrito de qué se responsabiliza la persona sustituta y de qué no. Eso da seguridad a todas las partes, también frente a bancos, asesoría fiscal y auditoría.
- ¿Qué tareas asume por completo y cuáles solo en parte?
- ¿Qué decisiones toma por sí misma y cuáles acuerda con la dirección o el CFO?
- ¿Qué límites de aprobación y qué poderes rigen durante la sustitución?
- ¿Quién es su interlocutor fijo en la dirección?
- ¿Cómo se anuncia la sustitución al equipo y a los socios externos?
04Checklist para el traspaso
Un buen traspaso es mucho más que una lista de contraseñas. Repasen juntos los siguientes puntos y dejen constancia por escrito del resultado:
- Accesos y permisos: ERP, banca electrónica, portales, accesos a la administración tributaria y a otros organismos, unidades compartidas.
- Aprobaciones y poderes: ¿quién aprueba los pagos, quién firma qué y qué hay que adaptar para la sustitución?
- Calendario: fechas de cierre, plazos de declaración, auditorías, conciliaciones periódicas.
- Temas abiertos: aclaraciones en curso, casos especiales, proyectos y su estado actual.
- Contactos: asesoría fiscal, auditoría, bancos, grupo, proveedores y clientes clave.
- Documentación: instrucciones de trabajo, planes de cuentas, plantillas de conciliación y dónde encontrarlos.
Consejo práctico
Repasen juntos el traspaso punto por punto y dejen constancia por escrito del resultado: un buen traspaso es mucho más que una lista de contraseñas.
05Solapamiento e incorporación
El traspaso sale mejor cuando la persona sustituta y la titular trabajan juntas durante un tiempo. Lo ideal es que la sustituta acompañe todavía un cierre mensual en común con la persona titular. Presente activamente a la persona sustituta al equipo y a los contactos clave, para que quede claro quién decide y a partir de cuándo. Reserve tiempo para esta fase de forma consciente: quien tiene que hacer el traspaso a ratos suele transmitir solo lo imprescindible.
06Pensar ya en la vuelta
Una buena sustitución prepara su propio final desde el primer día. Para que la vuelta salga bien, conviene aclarar pronto estos puntos:
- Fijar pronto la fecha de vuelta en el calendario y prever un traspaso de regreso.
- Durante la ausencia, dejar constancia de lo que cambia: procesos, sistemas, personal.
- Mantener el contacto solo en la medida acordada, sin implicar a la persona ausente en el día a día.
- Prever también un solapamiento a la vuelta para que la reincorporación sea tranquila.
07Caso práctico
En Live Nation Entertainment, Loretta Schneiders asumió como responsable interina del equipo de contabilidad la dirección técnica de 20 personas en cuentas por cobrar, cuentas por pagar y contabilidad de artistas (artist accounting), y sustituyó al Head of Accounting en temas transversales y casos escalados. El mandato concluyó con el traspaso de un equipo estable y estructurado, con procesos claros.
Loretta Schneiders
Senior interim finance leadership con vocación internacional. Claridad en las cifras. Estructura en los procesos. Liderazgo con impacto.