Lo esencial en breve
- Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas en sus operaciones B2B.
- Desde el 1 de enero de 2027 deben emitirlas las empresas que facturaron más de 800.000 € el ejercicio anterior; desde 2028, todas las demás.
- Una factura en PDF sin más no es una factura electrónica; en Alemania, los formatos más extendidos son XRechnung y ZUGFeRD.
- Depure los datos maestros, defina un archivo conforme a los GoBD y pruebe el intercambio con sus socios clave antes de la fecha límite.
Contenido
Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas en sus operaciones B2B nacionales. El 1 de enero de 2027 llega la siguiente fase: las empresas con una facturación superior a 800.000 € en el ejercicio anterior tendrán que emitirlas también. Preparar ahora procesos, datos maestros y sistemas evita que el cambio se convierta en un cuello de botella en pleno día a día.
01Los plazos de un vistazo
- Desde el 1 de enero de 2025: todas las empresas B2B establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas.
- Hasta finales de 2026: se pueden seguir enviando facturas en papel y en PDF; en PDF, solo con el consentimiento del destinatario.
- Desde el 1 de enero de 2027: las empresas con una facturación superior a 800.000 € en el ejercicio anterior deben emitir facturas electrónicas.
- Desde el 1 de enero de 2028: la obligación de emitir se extiende al resto de empresas.
- Quedan exentas las facturas de pequeño importe de hasta 250 €.
Nota
Esta guía no constituye asesoramiento fiscal. Confirme los detalles vinculantes sobre plazos, excepciones y normas transitorias con su asesor fiscal y conforme a las indicaciones vigentes del Ministerio Federal de Finanzas alemán (BMF).
02Qué se considera factura electrónica
Una factura electrónica es una factura en un formato electrónico estructurado basado en la norma europea EN 16931. En Alemania hay dos formatos especialmente extendidos:
un formato XML puro. Solo resulta legible para las personas cuando se visualiza en el sistema o en un visor.
un formato híbrido que combina un PDF con un archivo XML incrustado. El PDF sirve para visualizar la factura y los datos XML, para procesarla de forma automática.
Un punto clave en la práctica: una factura en PDF sin más no es una factura electrónica, aunque llegue por correo electrónico. Para las facturas emitidas, esto significa que no basta con adaptar el diseño: los datos de la factura deben generarse de forma estructurada desde el sistema.
03Checklist de facturas recibidas
La recepción es obligatoria desde 2025. Sin embargo, en muchos departamentos de contabilidad las facturas electrónicas siguen llegando a un buzón general y se tratan como si fueran PDF. Ahora es el momento de organizar bien la entrada:
- Definir los canales de entrada: un buzón central, un portal o la conexión directa con el ERP.
- Comprobar si el sistema puede leer, visualizar y procesar XRechnung y ZUGFeRD.
- Adaptar el flujo de aprobación, por ejemplo en SAP VIM o en una solución equivalente, para que los datos estructurados no vuelvan a teclearse a mano.
- Fijar reglas para las facturas que no cumplan el formato: ¿quién las revisa y quién solicita una nueva?
- Informar a los proveedores del canal preferido para recibir facturas.
Consejo práctico
No trate las facturas electrónicas como si fueran PDF: adapte el flujo de aprobación para que los datos estructurados no vuelvan a teclearse a mano.
04Checklist de facturas emitidas a partir de 2027
Para la emisión queda tiempo hasta finales de 2026, pero no ilimitado. Sobre todo cuando intervienen varias sociedades, tipos de factura o sistemas de facturación, conviene empezar a planificar ya:
- Aclarar a partir de cuándo se aplica a su empresa la obligación de emitir.
- Acordar con TI y con el proveedor del ERP qué formato se generará y cómo se enviarán las facturas.
- Completar los datos maestros de clientes: direcciones de recepción, referencias y formatos preferidos.
- Incluir en la planificación los abonos, las facturas parciales y finales y otros casos especiales.
- Revisar las plantillas de factura y los datos obligatorios junto con su asesor fiscal.
05Datos maestros, archivo, pruebas y equipo
Los datos maestros de proveedores y clientes son la base de cualquier procesamiento automático. Conviene resolver duplicados, direcciones desactualizadas y datos fiscales que falten antes del cambio.
Las facturas electrónicas deben conservarse conforme a los GoBD, las normas alemanas de contabilidad y archivo digital. Aclare con su asesor fiscal y con TI cómo se archivarán de forma inalterable los datos estructurados, y no solo una visualización.
Pruebe el intercambio con sus principales proveedores y clientes antes de la fecha límite, con facturas reales y no solo con modelos.
El equipo debe saber qué aspecto tiene una factura electrónica, dónde llega y qué hacer si hay errores. Unas instrucciones de trabajo breves ayudan más que un manual extenso. Implique también a compras y ventas, que están en contacto con proveedores y clientes.
06Caso práctico
En KHD Humboldt Wedag, Loretta Schneiders asumió las cuentas por pagar con un volumen anual de nueve cifras, participó como key user y tester en la implantación de SAP S/4HANA en el proceso de proveedores y digitalizó la aprobación de facturas con SAP VIM. Precisamente sobre estos flujos de trabajo se apoya el procesamiento de la factura electrónica: los datos maestros, las vías de aprobación y las pruebas deciden si el cambio funciona en el día a día.
Loretta Schneiders
Senior interim finance leadership con vocación internacional. Claridad en las cifras. Estructura en los procesos. Liderazgo con impacto.