Lo esencial en breve
- Los estafadores confían menos en la tecnología que en la rutina, las prisas y la buena disposición; protegen los controles claros en el proceso.
- Confirme siempre unos datos bancarios nuevos llamando a un número ya conocido, nunca al que figura en la solicitud de cambio.
- Datos maestros, registro de facturas y aprobación de pagos deben recaer en personas distintas, y antes de cada remesa se revisan las cuentas modificadas.
- Si el dinero ya ha salido, contacte de inmediato con su banco e intente recuperar el pago, porque cada hora cuenta.
Contenido
El engaño suele ser de lo más corriente: un correo en nombre de un proveedor conocido comunica una nueva cuenta bancaria y el siguiente pago acaba en la cuenta de un tercero. Los estafadores no confían tanto en la tecnología como en la rutina, las prisas y la buena disposición de las personas. Lo que protege de verdad son controles claros dentro del proceso, no la intuición de cada cual.
01Los fraudes más habituales
Un supuesto proveedor comunica un nuevo IBAN por correo electrónico, carta o teléfono, a menudo con su logotipo auténtico, una firma correcta y un motivo verosímil como un cambio de banco.
Facturas por servicios que nunca se prestaron, o copias de facturas reales con otra cuenta bancaria.
Una supuesta orden de la dirección exige una transferencia urgente y confidencial, a menudo justo antes de terminar la jornada, antes del fin de semana o en época de vacaciones. A menudo se pide expresamente que no se implique a nadie más.
Si alguien se hace con la cuenta de correo real de un proveedor, el mensaje parece totalmente auténtico. Comprobar el remitente ya no basta.
02Controles en los cambios de datos maestros
El punto más débil es la modificación de los datos bancarios en la ficha del proveedor. Aquí deben regir normas que se cumplan sin excepción, también cuando el remitente es conocido, el mensaje suena urgente o un directivo pide que se resuelva con rapidez:
- Llamada de confirmación, siempre a un número ya conocido de los datos maestros o del contrato, nunca al que figura en la solicitud de cambio.
- Principio de los cuatro ojos: quien introduce unos datos bancarios nuevos no los aprueba.
- Documentar cada cambio con la fecha, el origen y la persona que lo confirmó.
- Revisar periódicamente los cambios en los datos maestros, sobre todo poco antes de cada remesa de pagos.
- Una solicitud de cambio por correo electrónico es un motivo para comprobar, nunca una prueba.
03Segregación de funciones y aprobaciones
El mantenimiento de datos maestros, el registro de facturas y la aprobación de pagos recaen en personas distintas. En equipos pequeños ayudan los controles compensatorios, como una revisión por parte del responsable.
Definir en el sistema umbrales de importe y niveles de aprobación claros, y no admitir excepciones por correo electrónico ni de palabra.
Revisar con regularidad los permisos en el ERP y en la banca electrónica. Quien ha cambiado de departamento ya no necesita sus permisos anteriores.
Consejo práctico
Una solicitud de cambio por correo electrónico es un motivo para comprobar, nunca una prueba: confirme siempre los datos bancarios nuevos llamando a un número ya conocido.
04Comprobaciones antes de la remesa de pagos
La remesa de pagos es la última ocasión para detener un pago fraudulento. Por eso, antes de cada aprobación conviene hacer algunas comprobaciones concretas:
- Revisar la propuesta de pagos en busca de cuentas bancarias modificadas recientemente.
- Examinar con atención los importes inusuales, los beneficiarios nuevos y los pagos al extranjero.
- Buscar duplicados: mismo número de factura, mismo importe, mismo proveedor.
- Ejecutar los pagos urgentes fuera de la remesa ordinaria solo con una aprobación documentada.
05Sensibilizar al equipo
El mejor control sirve de poco si se salta por las prisas. Hable con regularidad de los intentos de fraude recientes, deje claro que consultar con la dirección es algo expresamente deseado y reconozca a quien detecte un intento. Un equipo que no interpreta una consulta como desconfianza es la protección más eficaz. Ayudan los ejemplos breves y concretos de la propia empresa o del sector, así como un punto de contacto claro al que cualquiera pueda dirigirse si sospecha algo.
06Si ya ha ocurrido
- Contactar con el bancoContactar de inmediato con su banco e intentar recuperar el pago: cada hora cuenta.
- Informar y documentarInformar a la dirección y conservar toda la documentación: correos electrónicos, facturas, solicitudes de cambio, justificantes de pago.
- Presentar denunciaPresentar denuncia ante la policía y, en su caso, avisar a la aseguradora.
- Avisar al proveedorAvisar al proveedor real a través del contacto ya conocido.
- Analizar y ajustarAnalizar con calma lo sucedido y ajustar los controles.
Nota
Esta guía no constituye asesoramiento jurídico ni de seguros. Si se produce un caso real, acuerde los siguientes pasos con su banco, la policía y sus asesores.
07Caso práctico
En KHD Humboldt Wedag, Loretta Schneiders asumió las cuentas por pagar con un volumen anual de nueve cifras y digitalizó la aprobación de facturas con SAP VIM. Para Element Materials Technology se ocupó de los proveedores de cinco centros alemanes y documentó todos los procesos para la transición al Global Business Center de Edimburgo. Con volúmenes de este orden, unas vías de aprobación claras y unos controles documentados no son un trámite, sino la base de cada remesa de pagos.
Loretta Schneiders
Senior interim finance leadership con vocación internacional. Claridad en las cifras. Estructura en los procesos. Liderazgo con impacto.