Das Wichtigste in Kürze
- Betrüger setzen weniger auf Technik als auf Routine, Zeitdruck und Hilfsbereitschaft; wirksam schützen klare Kontrollen im Prozess.
- Bestätigen Sie neue Bankdaten immer per Rückruf über eine bereits bekannte Nummer, nie über die Nummer aus der Änderungsmitteilung.
- Stammdatenpflege, Rechnungserfassung und Zahlungsfreigabe gehören in unterschiedliche Hände, und vor dem Zahllauf werden geänderte Bankverbindungen geprüft.
- Ist doch Geld abgeflossen, kontaktieren Sie sofort Ihre Bank, um die Zahlung zurückzurufen, denn jede Stunde zählt.
Inhalt
Die Masche ist oft unspektakulär: Eine E-Mail im Namen eines bekannten Lieferanten meldet eine neue Bankverbindung, und die nächste Zahlung geht auf ein fremdes Konto. Betrüger setzen weniger auf Technik als auf Routine, Zeitdruck und Hilfsbereitschaft. Wirksam schützen klare Kontrollen im Prozess – nicht das Bauchgefühl Einzelner.
01Die häufigsten Betrugsmuster
Ein angeblicher Lieferant teilt per E-Mail, Brief oder Telefon eine neue IBAN mit – oft mit echtem Logo, korrekter Signatur und einer plausiblen Begründung wie einem Bankwechsel.
Rechnungen für Leistungen, die nie erbracht wurden, oder Kopien echter Rechnungen mit abweichender Bankverbindung.
Eine vermeintliche Anweisung der Geschäftsführung verlangt eine dringende, vertrauliche Überweisung – gern kurz vor Feierabend, vor dem Wochenende oder in der Urlaubszeit. Oft wird ausdrücklich verlangt, niemanden sonst einzubeziehen.
Wird das echte E-Mail-Konto eines Lieferanten übernommen, sieht die Nachricht völlig echt aus. Die Prüfung des Absenders allein reicht dann nicht.
02Kontrollen bei Stammdatenänderungen
Die größte Schwachstelle ist die Änderung von Bankdaten im Lieferantenstamm. Hier sollten Regeln gelten, die ausnahmslos eingehalten werden – auch dann, wenn der Absender bekannt ist, die Nachricht dringend klingt oder eine Führungskraft um schnelle Erledigung bittet:
- Rückruf zur Bestätigung – immer über eine bereits bekannte Telefonnummer aus Stammdaten oder Vertrag, nie über die Nummer aus der Änderungsmitteilung.
- Vier-Augen-Prinzip: Wer eine Bankverbindung erfasst, gibt sie nicht selbst frei.
- Jede Änderung mit Datum, Quelle und bestätigender Person dokumentieren.
- Stammdatenänderungen regelmäßig auswerten, besonders kurz vor Zahlläufen.
- Eine Änderungsmitteilung per E-Mail ist ein Anlass zur Prüfung, nie ein Nachweis.
03Funktionstrennung und Freigaben
Stammdatenpflege, Rechnungserfassung und Zahlungsfreigabe liegen bei unterschiedlichen Personen. In kleinen Teams helfen ausgleichende Kontrollen, etwa eine Durchsicht durch die Leitung.
Klare Betragsgrenzen und Freigabestufen im System hinterlegen – und Ausnahmen nicht per E-Mail oder auf Zuruf zulassen.
Rechte im ERP und im Banking regelmäßig prüfen. Wer die Abteilung gewechselt hat, braucht seine alten Rechte nicht mehr.
Praxis-Tipp
Eine Änderungsmitteilung per E-Mail ist ein Anlass zur Prüfung, nie ein Nachweis – bestätigen Sie neue Bankdaten immer per Rückruf über eine bereits bekannte Nummer.
04Prüfungen vor dem Zahllauf
Der Zahllauf ist die letzte Gelegenheit, eine betrügerische Zahlung zu stoppen. Einige gezielte Prüfungen gehören deshalb vor jede Freigabe:
- Den Zahlungsvorschlag auf kürzlich geänderte Bankverbindungen prüfen.
- Ungewöhnliche Beträge, neue Empfänger und Zahlungen ins Ausland gezielt ansehen.
- Nach Dubletten suchen: gleiche Rechnungsnummer, gleicher Betrag, gleicher Lieferant.
- Eilzahlungen außerhalb des regulären Zahllaufs nur mit dokumentierter Freigabe ausführen.
05Das Team sensibilisieren
Die beste Kontrolle nützt wenig, wenn sie unter Zeitdruck umgangen wird. Sprechen Sie regelmäßig über aktuelle Betrugsversuche, machen Sie deutlich, dass Rückfragen bei der Geschäftsführung ausdrücklich erwünscht sind, und würdigen Sie es, wenn jemand einen Versuch erkennt. Ein Team, das Nachfragen nicht als Misstrauen versteht, ist der wirksamste Schutz. Hilfreich sind kurze, konkrete Beispiele aus dem eigenen Haus oder der Branche und eine klare Stelle, an die sich jede und jeder mit einem Verdacht wenden kann.
06Wenn es doch passiert ist
- Bank kontaktierenSofort die eigene Bank kontaktieren und versuchen, die Zahlung zurückzurufen – jede Stunde zählt.
- Informieren & sichernDie Geschäftsführung informieren und alle Unterlagen sichern: E-Mails, Rechnungen, Änderungsmitteilungen, Zahlungsbelege.
- Anzeige erstattenAnzeige bei der Polizei erstatten und gegebenenfalls die Versicherung informieren.
- Lieferanten informierenDen echten Lieferanten über den bekannten Kontakt informieren.
- Aufarbeiten & anpassenDen Ablauf in Ruhe aufarbeiten und die Kontrollen anpassen.
Hinweis
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Versicherungsberatung. Klären Sie die nächsten Schritte im Ernstfall mit Ihrer Bank, der Polizei und Ihren Beratern.
07Aus der Praxis
Bei KHD Humboldt Wedag hat Loretta Schneiders die Kreditorenbuchhaltung mit neunstelligem Jahresvolumen übernommen und die Rechnungsfreigabe mit SAP VIM digitalisiert. Für Element Materials Technology hat sie die Kreditoren von fünf deutschen Standorten betreut und alle Prozesse für den Übergang in das Global Business Center in Edinburgh dokumentiert. Bei Volumina dieser Größenordnung sind klare Freigabewege und dokumentierte Kontrollen keine Formalität, sondern die Grundlage jedes Zahllaufs.
Loretta Schneiders
Senior Interim Finance Leadership mit internationalem Anspruch. Klarheit in Zahlen. Struktur in Prozessen. Führung mit Wirkung.