Das Wichtigste in Kürze
- Die S/4HANA-Umstellung bringt Stammdaten, Freigabewege und Kontierungslogik auf den Prüfstand, während Rechnungen weiter pünktlich bezahlt werden müssen.
- Lieferanten werden über das zentrale Geschäftspartner-Objekt gepflegt, daher müssen bestehende Kreditorenstammdaten überführt und bereinigt werden.
- Vor dem Go-live sollten Stammdaten bereinigt, offene Posten geklärt und Testfälle aus dem echten Tagesgeschäft erstellt sein.
- Rund um den Go-live gilt: Rechnungsstau vermeiden, den ersten Zahllauf besonders sorgfältig prüfen und Workarounds dokumentieren.
Inhalt
Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist für die Kreditorenbuchhaltung mehr als ein technisches Update. Stammdaten, Freigabewege und Kontierungslogik kommen auf den Prüfstand – und gleichzeitig müssen Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Wer die Umstellung als Chance nutzt, Prozesse zu verbessern, profitiert doppelt.
01Was sich in der Kreditorenbuchhaltung ändert
In S/4HANA werden Lieferanten über das zentrale Geschäftspartner-Objekt gepflegt. Bestehende Kreditorenstammdaten müssen dafür überführt und bereinigt werden.
Haupt- und Nebenbuch laufen in einer gemeinsamen Tabelle zusammen. Das vereinfacht Abstimmungen, verlangt aber saubere Kontierung.
Viele Aufgaben laufen über Fiori-Apps. Das Team braucht Zeit und Schulung, um sicher zu arbeiten.
Mit Lösungen wie SAP VIM (Vendor Invoice Management) lassen sich Erfassung, Prüfung und Freigabe digitalisieren.
02Vorbereitung: Was vor dem Go-live erledigt sein sollte
- Lieferantenstammdaten bereinigen: Dubletten, veraltete Bankverbindungen, fehlende Steuerangaben.
- Offene Posten klären und Altlasten vor der Migration abbauen.
- Freigabe-Workflows und Freigabegrenzen definieren.
- Kontierungslogik überprüfen und vereinheitlichen.
- Testfälle aus dem echten Tagesgeschäft erstellen: Anzahlungen, Projektabrechnungen, Gutschriften, Ratenzahlungen.
- Key User benennen, die Prozess und System verstehen.
03Rund um den Go-live: Tagesgeschäft absichern
- Rechnungsstau vor dem Stichtag vermeiden – Eingangsrechnungen priorisiert abarbeiten.
- Den ersten Zahllauf im neuen System besonders sorgfältig prüfen.
- Feste Ansprechpartner für Rückfragen aus Team, Einkauf und Lieferanten benennen.
- Fehler und Workarounds dokumentieren, statt sie still zu umgehen.
Praxis-Tipp
Prüfen Sie den ersten Zahllauf im neuen System besonders sorgfältig und dokumentieren Sie Fehler und Workarounds, statt sie still zu umgehen.
04Nach dem Go-live: stabilisieren und verbessern
In den ersten Wochen nach dem Go-live zeigt sich, ob Prozesse und Daten tragen. Jetzt lohnt es sich, Rückstände konsequent abzubauen, Freigabewege nachzuschärfen und die Dokumentation zu vervollständigen – als Grundlage für das Team und für weitere Automatisierung.
05Aus der Praxis
Bei KHD Humboldt Wedag hat Loretta Schneiders die Kreditorenbuchhaltung mit neunstelligem Jahresvolumen ohne Einarbeitung übernommen, als Key Userin und Testuserin an der S/4HANA-Einführung mitgewirkt und die Rechnungsfreigabe mit SAP VIM digitalisiert.
Loretta Schneiders
Senior Interim Finance Leadership mit internationalem Anspruch. Klarheit in Zahlen. Struktur in Prozessen. Führung mit Wirkung.