Das Wichtigste in Kürze
- Eine Elternzeit ist meist lange vorher bekannt, beginnen Sie mit der Planung der Vertretung deshalb, sobald der Zeitpunkt feststeht.
- Halten Sie schriftlich fest, was die Vertretung verantwortet, welche Entscheidungen sie selbst trifft und welche Freigabegrenzen gelten.
- Eine gute Übergabe umfasst Zugänge, Freigaben, Kalender, offene Themen, Kontakte und Dokumentation und wird schriftlich festgehalten.
- Planen Sie sowohl bei der Übergabe als auch bei der Rückkehr eine Überlappung ein, damit der Wechsel in Ruhe gelingt.
Inhalt
Anders als ein plötzlicher Ausfall ist eine Elternzeit, ein Mutterschutz oder ein Sabbatical meist lange vorher bekannt. Trotzdem wird die Vertretung in der Buchhaltung oft erst kurz vor dem letzten Arbeitstag organisiert. Wer die verfügbare Zeit nutzt, sorgt für eine Übergabe ohne Reibungsverluste – und für eine Rückkehr, die für alle Beteiligten gut funktioniert.
01Wann Sie mit der Planung beginnen sollten
Der Zeitpunkt einer Elternzeit oder eines Sabbaticals ist in der Regel frühzeitig bekannt. Beginnen Sie mit der Planung, sobald er feststeht – nicht erst wenige Wochen vorher. Dann bleibt Zeit, die Vertretung auszuwählen, die Übergabe vorzubereiten und eine gemeinsame Einarbeitungsphase einzuplanen. Prüfen Sie auch, welche Termine in die Abwesenheit fallen: Jahresabschluss, Prüfung oder Konzernreporting verlangen besondere Aufmerksamkeit.
02Interne Vertretung oder Interim-Lösung?
Funktioniert, wenn eine Kollegin oder ein Kollege die fachliche Tiefe mitbringt und spürbar vom eigenen Tagesgeschäft entlastet wird. Andernfalls entstehen zwei Lücken statt einer.
Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen, kann in der Sachbearbeitung funktionieren. Für Leitungsaufgaben wie Freigaben, Abschluss und Führung braucht es dagegen eine klar benannte Person.
Eine erfahrene Interim-Fachkraft übernimmt die Rolle für den vereinbarten Zeitraum, ist ohne lange Einarbeitung wirksam und endet planbar mit der Rückkehr. Gerade bei Leitungsrollen oder in Abschlussphasen schafft das Ruhe im Team.
03Rolle und Befugnisse klar festlegen
Unabhängig von der gewählten Lösung sollte schriftlich feststehen, was die Vertretung verantwortet – und was nicht. Das schafft Sicherheit für alle Beteiligten, auch gegenüber Banken, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung.
- Welche Aufgaben übernimmt die Vertretung vollständig, welche nur in Teilen?
- Welche Entscheidungen trifft sie selbst, welche stimmt sie mit Geschäftsführung oder CFO ab?
- Welche Freigabegrenzen und Vollmachten gelten für den Zeitraum der Vertretung?
- Wer ist ihre feste Ansprechperson in der Geschäftsleitung?
- Wie wird die Vertretung im Team und gegenüber externen Partnern angekündigt?
04Checkliste für die Übergabe
Eine gute Übergabe ist mehr als eine Liste von Passwörtern. Gehen Sie die folgenden Punkte gemeinsam durch und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest:
- Zugänge und Berechtigungen: ERP, Banking, Portale, Zugänge zu Finanzverwaltung und Behörden, Laufwerke.
- Freigaben und Vollmachten: Wer gibt Zahlungen frei, wer zeichnet was – und was muss für die Vertretung angepasst werden?
- Kalender: Abschlusstermine, Meldefristen, Prüfungen, wiederkehrende Abstimmungen.
- Offene Themen: laufende Klärungen, Sonderfälle, Projekte und ihr aktueller Stand.
- Kontakte: Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Banken, Konzern, wichtige Lieferanten und Kunden.
- Dokumentation: Arbeitsanweisungen, Kontenpläne, Abstimmungsvorlagen – und wo sie zu finden sind.
Praxis-Tipp
Gehen Sie die Übergabe gemeinsam Punkt für Punkt durch und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest – eine gute Übergabe ist mehr als eine Liste von Passwörtern.
05Überlappung und Einarbeitung
Am besten gelingt die Übergabe, wenn Vertretung und Stelleninhaberin oder Stelleninhaber eine Zeit lang parallel arbeiten. Idealerweise erlebt die Vertretung einen Monatsabschluss noch gemeinsam mit der bisherigen Stelleninhaberin oder dem bisherigen Stelleninhaber. Stellen Sie die Vertretung aktiv im Team und bei wichtigen Ansprechpartnern vor, damit klar ist, wer ab wann entscheidet. Planen Sie für diese Phase bewusst Zeit ein: Wer die Übergabe nebenbei erledigen muss, gibt meist nur das Nötigste weiter.
06Die Rückkehr mitdenken
Eine gute Vertretung bereitet von Anfang an ihr eigenes Ende vor. Damit die Rückkehr gelingt, hilft es, diese Punkte früh zu klären:
- Den Rückkehrtermin früh im Kalender verankern und eine Rückübergabe einplanen.
- Während der Abwesenheit festhalten, was sich ändert: Prozesse, Systeme, Personal.
- Kontakt nur in abgesprochenem Rahmen halten, ohne die abwesende Person in das Tagesgeschäft zu ziehen.
- Auch bei der Rückkehr eine Überlappung einplanen, damit der Wiedereinstieg in Ruhe gelingt.
07Aus der Praxis
Bei Live Nation Entertainment hat Loretta Schneiders als Interim Teamleiterin Accounting die fachliche Führung eines Teams mit 20 Mitarbeitenden über Accounts Receivable, Accounts Payable und Artist Accounting übernommen und den Head of Accounting bei übergreifenden Themen und Eskalationen vertreten. Am Ende des Mandats stand die Übergabe eines stabilen, strukturierten Teams mit klaren Prozessen.
Loretta Schneiders
Senior Interim Finance Leadership mit internationalem Anspruch. Klarheit in Zahlen. Struktur in Prozessen. Führung mit Wirkung.