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Loretta Schneiders

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E-Rechnung im Accounting umsetzen

Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch ausstellen. Wir bringen XRechnung und ZUGFeRD sauber in Ihre Kreditoren- und Debitorenprozesse.

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Überblick

Die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft ist kein reines IT-Projekt: Sie verändert Rechnungseingang, Freigabe und Fakturierung im Tagesgeschäft. Loretta Schneiders setzt die Umstellung operativ in der Buchhaltung um – im bestehenden ERP, gemeinsam mit dem Team und so, dass die Abläufe nach dem Mandat tragen. Die steuerliche und rechtliche Beurteilung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.

Situationen

Typische Situationen bei der Umsetzung der E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In vielen Buchhaltungen kommen XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien zwar an, werden aber ausgedruckt, manuell erfasst oder neben PDF-Rechnungen in einem zweiten Ablauf bearbeitet.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen (PDF mit Zustimmung des Empfängers) übergangsweise noch zulässig. Fakturierung, Kundenstammdaten und Versandwege müssen also rechtzeitig stehen.

Oft fehlt im Team schlicht die Kapazität, die Umstellung neben Tagesgeschäft und Abschluss sauber umzusetzen.

Das übernehmen wir

01

Bestandsaufnahme: Eingangskanäle, Rechnungsformate, Lieferanten- und Kundenstammdaten sowie Freigabewege.

02

Rechnungseingang für XRechnung und ZUGFeRD im bestehenden ERP organisieren – von der Erfassung bis zur Freigabe.

03

Fakturierung und Versand auf E-Rechnungen vorbereiten und die Umstellung mit Kunden abstimmen.

04

Abstimmung mit Steuerberatung, IT und ERP-Partner: Anforderungen der Buchhaltung klar formulieren und testen.

05

Prozessdokumentation, Arbeitsanweisungen und Schulung, damit der neue Ablauf im Alltag hält.

06

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung während der Umstellung stabil weiterführen.

Ihre Situation sieht anders aus? Sprechen Sie direkt mit Loretta Schneiders.

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Leistungen

Referenzmandate

01

KHD Humboldt Wedag · Interim Managerin Accounts Payable

Kreditorenbuchhaltung mit neunstelligem Jahresvolumen ohne Einarbeitung übernommen, Key User und Testuserin für SAP S/4HANA im Kreditorenprozess, Rechnungsfreigabe mit SAP VIM digitalisiert und vollständig dokumentiert übergeben.

02

Element Materials Technology · Interim Senior Accounting Specialist

Kreditorenbuchhaltung für fünf deutsche Standorte in Dynamics 365 übernommen und den Übergang an das Global Business Center in Edinburgh mit vollständig dokumentierten Prozessen vorbereitet.

Referenzen

„Dank ihrer langjährigen Erfahrung im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen konnte sich Frau Schneiders in kürzester Zeit in unsere Systemlandschaft und die bestehenden Prozesse einarbeiten.“
Head of Accounting and Consolidation, KHD Humboldt Wedag

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Ihre Ansprechpartnerin: Loretta Schneiders

Porträt Loretta Schneiders

Loretta Schneiders

Managing Partner · Senior Interim Finance Leadership

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Warum Loretta Schneiders

Loretta Schneiders kennt den Rechnungseingang aus eigener Praxis: Sie hat Kreditorenprozesse mit neunstelligen Volumina geführt und die Rechnungsfreigabe in SAP digitalisiert. Deshalb setzt sie die E-Rechnung dort um, wo sie wirkt – im Beleg, in der Freigabe und in der Buchung. Wer darüber hinaus automatisieren möchte, kann optional navyra.finance einbinden, separat beauftragt und offen ausgewiesen.
  • Über 15 Jahre Erfahrung in Finance und Accounting.
  • Kreditoren- und Debitorenmanagement mit neunstelligen Volumina in Konzernstrukturen.
  • Rechnungsfreigabe mit SAP VIM digitalisiert, Key User und Testuserin für SAP S/4HANA.
  • ERP-Erfahrung: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, abas und DATEV.

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Fallstudie

KHD Humboldt Wedag: Kreditorenprozesse digitalisiert

Ratgeber

E-Rechnung 2027: Was die Buchhaltung jetzt vorbereiten muss

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FAQ

Häufige Fragen: E-Rechnung umsetzen

Ist ein PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln ist eine strukturierte Rechnung auf Basis der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten). Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung; bis Ende 2026 ist es mit Zustimmung des Empfängers übergangsweise noch zulässig. Wie das für Ihre Fälle gilt, klärt Ihre Steuerberatung.

Welche Fristen gelten für den Versand von E-Rechnungen?

Empfangen müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Die Einordnung Ihres Unternehmens nimmt die Steuerberatung vor; wir setzen den Prozess in der Buchhaltung um.

Was ändert sich im Rechnungseingang konkret?

Rechnungen kommen als Datensatz statt als Papier oder Bild. Erfassung, Prüfung und Kontierung lassen sich damit strukturierter gestalten, sofern Eingangskanäle, Lieferantenstammdaten und Freigabewege dazu passen. Wir ordnen diese Schritte im bestehenden ERP, legen fest, wer was prüft und freigibt, und dokumentieren den Ablauf. Wie die Kreditorenbuchhaltung insgesamt aufgestellt wird, beschreiben wir unter Interim Accounts Payable.

Übernehmen Sie die steuerliche Beratung zur E-Rechnung?

Nein. Die steuerliche und rechtliche Beurteilung, etwa zu Pflichten, Ausnahmen oder Übergangsregeln, gehört zu Ihrer Steuerberatung. Loretta Schneiders setzt die Umstellung operativ in der Buchhaltung um: Prozesse, Stammdaten, Freigaben, Tests und Schulung. Die Vorgaben der Steuerberatung und die technische Umsetzung durch IT oder ERP-Partner bringen wir im Tagesgeschäft zusammen.

Lässt sich die E-Rechnung mit einem ERP-Wechsel verbinden?

Ja, oft ist das sinnvoll, weil Stammdaten, Formate und Freigabewege ohnehin neu geordnet werden. Bei einem Systemwechsel begleiten wir das im Rahmen der ERP-Migration im Accounting. Wichtig ist eine klare Reihenfolge: zuerst den Pflichtteil stabil umsetzen, dann weitere Automatisierung. Ihre Ausgangslage besprechen wir gern, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

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E-Rechnung umsetzen – sprechen Sie mit Loretta

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