Das Wichtigste in Kürze
- Fällt die Buchhaltungsleitung aus, drohen stockende Zahlungsfreigaben, verzögerte Abschlüsse, ein verunsichertes Team und umgangene Kontrollen.
- Legen Sie in den ersten Tagen Zuständigkeiten und Vertretungen schriftlich fest und prüfen Sie Bankberechtigungen, Freigabegrenzen und Vier-Augen-Prinzip.
- Prüfen Sie den Abschlusskalender, sichten Sie offene Posten und dokumentieren Sie Wissen, solange die Informationen noch greifbar sind.
- Eine interne Vertretung funktioniert nur mit fachlicher Tiefe und Entlastung vom Tagesgeschäft, sonst fehlt die Person, die Prioritäten setzt.
Inhalt
Wenn die Leitung der Buchhaltung kurzfristig ausfällt, läuft das Tagesgeschäft oft noch einige Zeit weiter – bis der erste Abschluss ansteht, Freigaben fehlen oder Rückfragen von Prüfern und Banken unbeantwortet bleiben. Wer früh handelt, verhindert, dass aus einer Vakanz ein Problem im Zahlungsverkehr oder im Abschluss wird.
01Die größten Risiken
- Zahlungsfreigaben und Zahlläufe stocken – Lieferanten warten, Skonti gehen verloren.
- Monats- und Jahresabschluss verzögern sich, Reporting an Geschäftsführung, Konzern oder Bank fehlt.
- Das Team ist verunsichert, Zuständigkeiten verschwimmen, Wissen geht verloren.
- Kontrollen wie das Vier-Augen-Prinzip werden aus Zeitnot umgangen.
02Sofortmaßnahmen in den ersten Tagen
Wer übernimmt kommissarisch Freigaben, Abstimmungen und Rückfragen? Vertretungen schriftlich festlegen.
Bankberechtigungen, Freigabegrenzen und Vier-Augen-Prinzip prüfen; den nächsten Zahllauf gezielt vorbereiten.
Welche Termine stehen an – Monatsabschluss, Konzernreporting, Umsatzsteuer, Jahresabschluss? Was ist kritisch?
Kreditoren, Debitoren und ungeklärte Konten: Wo staut sich etwas?
Transparent informieren, Prioritäten setzen, Ansprechpartner benennen. Ein Team, das weiß, woran es ist, arbeitet weiter.
Zugänge, laufende Themen und Sonderfälle dokumentieren, solange die Informationen noch greifbar sind.
Praxis-Tipp
Dokumentieren Sie Zugänge, laufende Themen und Sonderfälle sofort, solange die Informationen noch greifbar sind.
03Interne Lösung oder Interim Head of Accounting?
Eine interne Vertretung kann funktionieren, wenn jemand die fachliche Tiefe hat und vom Tagesgeschäft entlastet wird. Oft ist das Team aber ohnehin ausgelastet – dann fehlt genau die Person, die Prioritäten setzt und Entscheidungen trifft. Ein Interim Head of Accounting übernimmt die Führung ohne lange Einarbeitung, hält das Tagesgeschäft stabil, unterstützt den Abschluss und strukturiert parallel, was liegen geblieben ist.
04Worauf es bei der Interim-Lösung ankommt
- Erfahrung mit Ihrem ERP-System oder vergleichbaren Systemlandschaften.
- Erfahrung in der Abschlussarbeit nach HGB und, falls relevant, IFRS.
- Führungserfahrung – fachlich und disziplinarisch.
- Ein klarer Blick auf die Übergabe an die dauerhafte Leitung.
05Aus der Praxis
Bei Live Nation Entertainment hat Loretta Schneiders als Interim Teamleiterin Accounting ein Team mit 20 Mitarbeitenden über Accounts Receivable, Accounts Payable und Artist Accounting während einer Transformation geführt, Prozesse neu geordnet und den Head of Accounting bei Eskalationen vertreten.
Loretta Schneiders
Senior Interim Finance Leadership mit internationalem Anspruch. Klarheit in Zahlen. Struktur in Prozessen. Führung mit Wirkung.