Das Wichtigste in Kürze
- Ob ein Interim-Mandat wirkt, entscheidet sich oft vor dem ersten Arbeitstag: in Mandat, Befugnissen und einem gut vorbereiteten Start.
- Das Mandat beantwortet schriftlich Ziele, Rolle, Befugnisse, Einsatzmodell und Kriterien, woran Sie das Ende des Mandats erkennen.
- Provider übernehmen Suche und Vorauswahl, bei direkter Beauftragung sprechen Sie von Anfang an mit der Person, die das Mandat führt.
- Im Vertrag gehören Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit, Vertraulichkeit und Versicherungsschutz geregelt, dazu frühzeitig Vollmachten und Zeichnungsrechte.
Inhalt
Ob ein Interim-Mandat wirkt, entscheidet sich oft schon vor dem ersten Arbeitstag: in einem klar formulierten Mandat, in geregelten Befugnissen und in einem Start, der schnell Zugang zu Menschen, Zahlen und Entscheidungen schafft. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf aus Sicht von Gesellschaftern, Beirat und Geschäftsführung – Schritt für Schritt.
01Der Ablauf im Überblick
Eine Interim-Beauftragung kann schnell gehen. Damit das Tempo nicht auf Kosten der Klarheit geht, hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Mandat klärenMandat intern klären: Ziele, Rolle, Befugnisse und Rahmen festlegen.
- ErstgesprächErstgespräch führen und prüfen, ob Erfahrung und Arbeitsweise passen.
- Beauftragungsweg wählenDen Beauftragungsweg wählen: direkt oder über einen Provider.
- Vertrag & BestellungVertrag schließen und – bei einer Organrolle – die Bestellung vorbereiten.
- Start vorbereitenDen Start vorbereiten: Briefing, Zugänge und Ankündigung im Unternehmen.
- Führen & berichtenFühren und berichten: die ersten Wochen mit festem Statusrhythmus.
- Geordnete ÜbergabeDie Übergabe planen und das Mandat geordnet beenden.
02Das Mandat klar formulieren
Das Mandat ist die wichtigste Grundlage der Zusammenarbeit. Es muss kein langes Dokument sein, sollte aber diese Punkte schriftlich beantworten:
Was soll am Ende des Mandats erreicht sein? Lieber drei konkrete Ergebnisse als eine lange Aufgabenliste.
Welche Position übernimmt der Interim Manager – etwa Geschäftsführung, CEO oder COO – und an wen berichtet er?
Was darf er allein entscheiden, wofür braucht er die Zustimmung von Gesellschaftern oder Beirat? Unklare Befugnisse bremsen jedes Mandat.
Die Dauer lässt sich zu Beginn oft nicht exakt festlegen. Umso wichtiger sind Kriterien, woran Sie das Ende erkennen – etwa eine besetzte Nachfolge, ein abgeschlossenes Projekt oder eine stabilisierte Lage.
Vor Ort, hybrid oder remote – und mit welcher Präsenz in den ersten Wochen?
03Erstgespräch: worauf es ankommt
Im Erstgespräch prüfen beide Seiten, ob es passt. Neben dem Lebenslauf zählt, wie Ihr Gegenüber über Ihre konkrete Lage nachdenkt. Hilfreiche Fragen:
- Welche vergleichbaren Situationen hat der Kandidat verantwortet – und mit welchem Ergebnis?
- Wie würde er die ersten Wochen angehen, und was braucht er dafür von Ihnen?
- Welche Risiken sieht er in Ihrer Ausgangslage, die Sie selbst noch nicht genannt haben?
- Wie stellt er sich die Übergabe am Ende des Mandats vor?
- Können Referenzgeber Ergebnisse und Übergabe bestätigen?
Praxis-Tipp
Fragen Sie im Erstgespräch, wie der Kandidat die ersten Wochen angehen würde und wie er sich die Übergabe vorstellt – die Antworten sagen mehr als jeder Lebenslauf.
04Direkt oder über einen Provider?
Ein Interim-Provider übernimmt Suche und Vorauswahl aus seinem Netzwerk und ist in der Regel Ihr Vertragspartner. Das hilft, wenn Sie keinen geeigneten Kandidaten kennen oder mehrere Profile vergleichen möchten.
Sie schließen den Vertrag mit dem Interim Manager selbst. Sie sprechen von Anfang an mit der Person, die das Mandat führt – ohne Zwischenstufe.
Beide Wege sind etabliert. Entscheidend ist nicht der Weg, sondern dass Erfahrung, Verfügbarkeit und Arbeitsweise zu Ihrer Situation passen. Schneiders Ventures arbeitet direkt, ohne Provider dazwischen.
05Vertrag und Absicherung
Grundlage ist in der Regel ein Dienst- oder Beratervertrag. Darin sollten mindestens diese Punkte geregelt sein:
- Leistungsumfang, Rolle und Berichtsweg – idealerweise mit Verweis auf das schriftliche Mandat.
- Vergütungsmodell, Reisekosten und Abrechnung.
- Laufzeit, Verlängerung und Kündigung.
- Vertraulichkeit und Umgang mit Unterlagen und Daten.
- Haftung und Versicherungsschutz, auf C-Level insbesondere eine D&O-Versicherung.
Klären Sie außerdem frühzeitig Vertretungsregeln, Bankvollmachten und Zeichnungsrechte, damit der Interim Manager vom ersten Tag an handlungsfähig ist.
06Start, Statusrhythmus und Übergabe
Aktuelle Zahlen, Planung, Organigramm, laufende Projekte und offene Entscheidungen bereitlegen – und offen sagen, wo es hakt.
Systeme, Berichte, Bankportale und Kalender sollten am ersten Tag funktionieren, nicht erst nach einer Woche.
Führungsteam und Belegschaft erfahren von Ihnen, wer kommt, mit welchem Auftrag und für welchen Zeitraum. Das schafft Akzeptanz.
Ein fester Termin mit Gesellschaftern oder Beirat – zu Beginn eng getaktet, später seltener – hält Ziele, Fortschritt und Entscheidungsbedarf sichtbar.
Wer übernimmt nach dem Mandat? Je früher das klar ist, desto gezielter kann der Interim Manager Strukturen, Dokumentation und Team darauf ausrichten.
07Aus der Praxis
Bei Klugo, dem Legal Tech der DEVK-Gruppe, hat Jens Schneiders als Interim COO im hybriden Einsatz die operative Gesamtverantwortung übernommen – gemeinsam mit drei Managing Directors und eng abgestimmt mit der DEVK als Muttergesellschaft. Mit Management und Team hat er tragfähige Rollen- und Entscheidungsstrukturen aufgebaut und sie zum Mandatsende so übergeben, dass Management und Team sie eigenständig weiterführen.
Jens Schneiders
Interim CEO für Mittelstand, Scale-ups und Corporate Ventures. Transformation. Restrukturierung. Stabilisierung. Übergabe.